Archivista: ¿Qué es la Obliteración de un Documento?

En el contexto de la gestión documental, la obliteración de un documento se refiere a la eliminación física o digital de un documento, asegurando que la información contenida en él no pueda ser recuperada o accedida nuevamente. Esto implica no solo la eliminación del archivo en sí, sino también la destrucción o borrado seguro de cualquier copia o respaldo, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información sensible. 

Tipos de obliteración:

Destrucción física:

Implica la eliminación física del documento, como la trituración de papel o la destrucción de soportes magnéticos o electrónicos. Esta opción es crucial para documentos que contienen información altamente confidencial o sensible.

Borrado seguro:

En el caso de documentos electrónicos, se utiliza software especializado para borrar la información de forma que no pueda ser recuperada. Esto puede incluir técnicas como el sobreescrito múltiple de datos o el uso de algoritmos de borrado seguro.

Eliminación de copias y respaldos:

Además de eliminar el documento original, es fundamental eliminar todas las copias y respaldos que puedan existir, ya sea en medios físicos o digitales, para asegurar que la información no pueda ser recuperada de ninguna fuente. 

Importancia de la obliteración:

Confidencialidad:

Protege la información sensible de la empresa o institución, evitando que caiga en manos equivocadas. 

Cumplimiento legal:

Muchas leyes y regulaciones exigen la eliminación segura de ciertos tipos de documentos después de un período de tiempo específico. 

Optimización del espacio:

Al eliminar documentos innecesarios, se libera espacio de almacenamiento, tanto físico como digital. 

Seguridad de la información:

Minimiza el riesgo de acceso no autorizado a información importante de la empresa. 

En resumen, la obliteración es un proceso fundamental en la gestión documental que garantiza la eliminación segura y confidencial de documentos que ya no son necesarios, protegiendo la información sensible de la empresa y cumpliendo con las regulaciones legales.