Archivista: Técnicas principales de clasificación en archivos

Técnicas principales de clasificación en archivos

Clasificación alfabética

Orden por el nombre (persona, institución, entidad).

Usada en expedientes de personal, correspondencia o fichas.

Clasificación cronológica

Orden por fecha (año, mes, día).

Útil para actas, informes, diarios oficiales, correspondencia.

Clasificación geográfica

Orden por lugar (país, región, ciudad, distrito).

Se emplea en archivos relacionados con delegaciones, sucursales, oficinas territoriales.

Clasificación numérica

Orden por un número consecutivo asignado a cada documento o expediente

Común en archivos clínicos, registros de estudiantes o clientes.

Clasificación temática o por materias

Orden por asunto o tema al que se refieren los documentos.

Ejemplo: educación, salud, economía, cultura.

Clasificación sistemática

Basada en un esquema jerárquico predefinido (de lo general a lo particular).

Muy usada en bibliotecas y archivos académicos.

Clasificación decimal (Dewey u otras variantes)

Sistema numérico que asigna categorías y subcategorías temáticas.

Típica en archivos bibliográficos y documentales.

Clasificación topográfica

Según la ubicación física de los documentos (estantería, caja, carpeta).

Muy práctica en archivos grandes, donde se prioriza la localización rápida.

Clasificación funcional o por procedencia

Orden en función de la estructura de la institución que los produce (departamento, sección, unidad).

Principio clave en archivística: respeto al fondo y al orden original.

Clasificación digital o electrónica

Uso de metadatos, etiquetas, índices y códigos en sistemas informáticos.

Puede combinar varias de las técnicas anteriores.

📌 Síntesis:

Las técnicas de clasificación en archivos se apoyan en criterios objetivos: nombre, fecha, lugar, número, tema, función o localización. En la práctica, muchos archivos aplican un sistema mixto, adaptado a las necesidades de la institución y al volumen documental.