🔑 Aspectos que mejoran la organización de un archivo
Definir un cuadro de clasificación
Establecer una estructura jerárquica de series y subseries documentales.
Facilita localizar rápidamente documentos según su procedencia y función.
Aplicar normas de descripción y metadatos
Usar fichas, bases de datos o software de gestión para registrar autor, fecha, tema, tipología documental.
Asegura un acceso rápido y preciso a la información.
Diseñar un plan de ordenación física y digital
Estanterías, cajas y carpetas rotuladas con códigos claros.
En digital, carpetas y subcarpetas estructuradas siguiendo el mismo criterio.
Implantar un sistema de identificación y codificación
Signaturas, códigos alfanuméricos o etiquetas.
Permite que cada documento tenga una “dirección única”.
Establecer normas de préstamo y acceso
Controlar quién consulta y retira documentos.
Evita pérdidas y garantiza trazabilidad.
Aplicar calendarios de conservación y eliminación
Determinar qué documentos se conservan permanentemente y cuáles se expurgan tras un plazo.
Reduce la acumulación innecesaria de papeles.
Garantizar condiciones de conservación
Espacios adecuados en iluminación, humedad y temperatura.
Uso de materiales libres de ácido y protección contra plagas.
Digitalización y respaldo de documentos
Escaneo de los más consultados o de conservación obligatoria.
Copias de seguridad periódicas para prevenir pérdidas.
Elaborar manuales y políticas internas
Guías de procedimiento para que todo el personal aplique los mismos criterios.
Unifica la gestión documental.
Capacitación continua del personal
Formación en técnicas archivísticas, uso de software y normativas de protección de datos.
Garantiza que el archivo se gestione de forma profesional.
📌 En resumen:
Un archivo mejora su organización cuando combina estructura clara, control sistemático, herramientas tecnológicas, conservación adecuada y personal capacitado.
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